Organiser et gérer une régate : comment s’y prendre ?
Une régate, course de bateaux, est un événement sportif intense pour vos régatiers. Pour réussir à gérer une régate, une communication claire et efficace s’impose ! Que ce soit une régate avec quelques bénévoles réquisitionnés pour l’évènement ou une grosse équipe. Il est important de se répartir les tâches pour faire de cet événement la promotion de votre structure.
Rédaction d’un avis de course
Afin de communiquer toutes les informations relatives à votre événement, un avis de course est primordial. Il est important de le publier quelques semaines avant l’événement afin de mettre en avant : le lieu, l’horaire, le déroulement, les animations, l’atout de votre régate etc…
Vous devez également réaliser les règles de votre course. En effet, chaque régate a ses spécificités : elle peut être une régate inter-séries (avec plusieurs catégories de bateaux) ou avec seulement des dériveurs ou planches à voile, habitables, catamaran, multicoques etc… En solitaire, en double ou en équipage, une régate peut prendre plusieurs formes. C’est pour cela qu’un avis de course est important et précise toutes les règles de course.
Gérer les inscriptions d’une régate
Pour bien organiser la gestion des inscriptions à une régate, il faut vérifier toutes les données des participants : certificat médical, informations du bateau, numéro de licence FFV, coordonnées etc…
Dans le but de gérer efficacement et simplement, nous vous conseillons d’utiliser un outil de gestion et de commercialisation pour effectuer toutes les inscriptions en ligne et rendre un maximum de tâches automatiques. Optez pour l’inscription en ligne afin de gagner du temps. Tous les participants peuvent s’inscrire en ligne à toute heure, recevoir la validation de leur préinscription ou inscription en ligne. L’automatisation de la confirmation et facturation permet une garantie de service et optimise toute la gestion de votre événement.
Avec l’outil Sertizh, chaque participant renseigne ses données et notamment les documents obligatoires comme le certificat médical, le numéro de licence et l’assurance. Le système confirme ou non la validation de la licence en temps réel par l’automatisation de la vérification de licence auprès de la fédération française de voile.
Suivi des inscriptions
Un tableau de bord vous permet de garder un œil sur les informations incomplètes des participants ou des équipes par bateau ainsi que les paiements.
Selon vos paramètres, les participants s’inscrivent à une ou plusieurs courses, chaque bateau peut aussi avoir un équipage différent selon les courses sur lesquelles s’inscrit le bateau. Vous pouvez également constituer des équipes !
Affichage des résultats, export FREG
L’édition de listes d’inscrits et affichage du classement des manches, de courses se fait en 3 clics pour rendre visible les résultats soit en interne au club, soit aux participants, soit au grand public sur la page du site internet de l’organisateur. Envoyez à tous les participants les résultats provisoires ou définitifs par SMS ou email.
En fin d’événement, vous pourrez extraire toutes les données afin de faciliter vos recherches et les transmissions d’informations au logiciel FREG.
C’est simple et intuitif, gérer l’amont et l’aval de l’événement !
